План
1. Немного из истории.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих
секретов.
Потом из секретарей выделились нотариусы.
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и
пэров
постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли
секретарей
выступали мужчины. И только в конце 18 века появились
женщины-секретари.
· Возможности
секретаря-референта.
Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем
сталкивается пришедший в
учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой
день
руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения
секретаря
во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но
подчас и
успех партнеров и клиентов фирмы.
Секретарь должен быть всегда в “форме” :
тщательно и продуманно одет,
опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему
поручения., уметь
спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать
вопросы в
рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать
“нюансы” дела, что
позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть
и не
слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на
виду и в
курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении
деловых
встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает
распоряжение
по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но
иногда
приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег,
междугородний
телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.
Через секретаря осуществляется связь руководителя с
подчиненными и внешним
миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке
информации,
правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет
оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
Основные функции секретаря.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка,
включающая как
высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые
могут
быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:
Современные требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен
обладать следующими
качествами:
Классификация секретарей.
Есть несколько позиций, которые занимают секретари:
RECEPTIONIST – девушка,
работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы,
встречать
и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание
языка.
Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне
находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает
клиентам
какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена
должность OFFICE
MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY
– помощник генерального
директора или президента. В этом случае девушка работает только на
одного шефа,
отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках,
сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется
внешним
данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой
секретарь
должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что
ответить, как
сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из
секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы
секретаря связана с тем,
что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами,
клиентами.
Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы,
находится
в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль
секретаря в
ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании
психологического
климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
Обязанности.
Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не
справится со своими
обязанностями. А в обязанности входит:
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются
функции по
бездокументарному обслуживанию. В частности:
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и
дополнены
другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике
секретарской
работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты
профессиональной
деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка
времени, работа в
условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно
понимать,
запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
· Вывод.
Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного
лица, в структурном
подразделении которого вы работаете.
Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что
нужно сделать?
Как? Когда? Какой ожидаемый результат?
Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности
– и все готово.
Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в
общении
с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь
ждет вас.
Не подходит? Заказать реферат нашим авторам? Вы также можете добавить свой реферат
Реферат прочитали 494 чел.